Dropbox ist einer der beliebtesten Cloud-Speicherdienste auf dem Markt. Seine Hauptpriorität ist es, dass Sie einen sicheren Ort zum Speichern Ihrer Dateien haben, obwohl es viel mehr kann.
Sie können Aufgaben wie das Kommentieren von Dateien erledigen oder sogar Dateien von jemandem anfordern. Diese und andere Aufgaben können Ihnen dabei helfen, Dropbox optimal zu nutzen und wie ein Profi zu verwenden. Einige dieser Optionen sind offensichtlich, aber Sie müssen etwas tiefer graben, um die anderen zu finden.
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1. Anfordern von Dateien von Nicht-Dropbox-Benutzern
Es kann vorkommen, dass die Dateien, die Sie in Ihrem Dropbox-Konto speichern müssen, im Besitz einer anderen Person sind. Wenn Sie jemals jemanden brauchen, der Ihnen Dateien sendet, hat Dropbox dafür eine integrierte Funktion.
Um eine Datei anzufordern, klicken Sie links auf die Option Datei, und die Option "Dateianfragen" ist die dritte Option. Nachdem Sie darauf geklickt haben, müssen Sie auf die blaue Schaltfläche "Dateianfrage erstellen" klicken.
Beim Erstellen Ihrer Dateianforderung müssen Sie angeben, welche Dateien Sie anfordern und in welchem Ordner sie gespeichert werden sollen. Wenn der Name des Standardordners anders ist als der, den Sie sich vorgestellt haben, klicken Sie auf den blauen „Ordner ändern“, um den Ordner zu wechseln.
Der letzte Schritt besteht darin, dass Dropbox den Link entweder an die Person sendet, die Ihre Dateien hat, oder Sie können den Link selbst kopieren und senden.
2. Vorschau verschiedener Dateiformate
Dropbox ermöglicht Ihnen eine Vorschau Ihrer Dateien wie PSD, PDF, BMP, JPG und mehr. Um eine Vorschau einer Datei anzuzeigen, öffnen Sie sie und platzieren Sie den Cursor über der Datei, die Sie in der Vorschau anzeigen möchten. Eine Option "Öffnen mit" wird mit einem Dropdown-Menü angezeigt. Sie müssen darauf klicken, um auszuwählen, wie Sie Ihre Datei in der Vorschau anzeigen möchten.
3. Offline-Zugriff auf Dropbox-Dateien
Es klingt erschreckend, aber es wird Zeiten geben, in denen Sie keinen Internetzugang haben. Auch wenn Sie nicht auf das Web zugreifen können, können Sie dank der Offline-Funktion Ihres Smartphones trotzdem auf Ihre Dropbox-Dateien zugreifen.
Sie müssen die Dateien markieren, die Sie offline anzeigen möchten. Öffnen Sie dazu die Datei, die Sie als offline markieren möchten, indem Sie oben rechts auf die drei Punkte tippen. Ein Menü erscheint am unteren Rand Ihres Displays, streichen Sie nach oben, und die Option, die Datei offline verfügbar zu machen, ist die letzte unten.
Sobald Sie die Offline-Option aktivieren, hat diese bestimmte Datei ein grünes Download-Symbol, damit Sie wissen, welche Dateien offline verfügbar sind.
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4. Kommentieren, löschen, herunterladen und Zugriff auf den Versionsverlauf mit einem Klick
Zur Vereinfachung können Sie den Versionsverlauf der Datei entweder löschen, herunterladen, kommentieren oder sogar aufrufen, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben der Datei klicken. Wenn Sie beispielsweise einen Kommentar abgeben möchten, klicken Sie auf diese Option und Sie können die Datei in der Vorschau anzeigen.
Geben Sie oben rechts Ihren Kommentar ein und markieren Sie sogar jemanden, indem Sie auf das „@“-Symbol klicken. Wenn Sie das primäre Dropbox-Konto haben, werden neben dem Kommentarfeld Nullen angezeigt.
Mit dieser Funktion können Sie einen bestimmten Zeitpunkt einer Videodatei kommentieren (diese Funktion ist nur für Dropbox Professional-, Business Advanced-, Enterprise- oder Education-Konten verfügbar).
5. Dropbox-Dateien dauerhaft löschen
Denken Sie daran, dass Sie eine Datei nach dem endgültigen Löschen nur dann wiederherstellen können, wenn Sie der Eigentümer eines freigegebenen Ordners sind. Dropbox lässt Sie eine Datei zweimal löschen, bevor sie entfernt wird, nur für den Fall, dass Sie Ihre Meinung ändern.
Fahren Sie fort und wählen Sie die Dateien aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie rechts auf die Option "Löschen". Nachdem Sie die Dateien gelöscht haben, klicken Sie links auf die Option "Gelöschte Dateien".
Sie sehen eine Liste aller Dateien, die Sie gelöscht haben. Wählen Sie diejenigen aus, die Sie dauerhaft löschen möchten, und wählen Sie mit den Dropdown-Menüs auf der rechten Seite sogar ein bevorzugtes Datum aus. Nachdem Sie die zu löschenden Dateien ausgewählt haben, klicken Sie rechts auf die Option Dauerhaft löschen.
6. Gemeinsamen Ordnern wieder beitreten
Wenn Sie in einen freigegebenen Ordner zurückkehren möchten, müssen Sie nur auf die Option „Freigeben“ in der linken Seitenleiste klicken und dann auf den blauen „Rejoin-Link“ auf der rechten Seite. Das ist es.
Abschluss
Mit einem kostenlosen Dropbox-Konto können Sie einiges tun. Um einige dieser Funktionen zu finden, müssen Sie etwas tiefer graben. Was ist Ihr liebster Dropbox-Tipp?
Bildnachweis: DROPBOX IN 30 MINUTEN
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